人事保管合同签订流程及相关法律要求

一、劳动者主体资格审查

1. 劳动者身份的审查：HR人员应对劳动者提供的身份证原件及复印件进行核对，并要求劳动者在复印件上签字确认一致性，并承担法律责任。

2. 劳动者学历、资格及工作经历的审查：用人单位应要求劳动者提供学历、资格的原件及复印件，并让其签字确认真实性。同时，对劳动者提供的工作经历也应要求书面确认，并让劳动者承担法律责任。

3. 劳动者与其他用人单位劳动关系审查：用人单位必须确保劳动者与其他用人单位只存在一个劳动关系。如果录用了与其他用人单位还存在劳动关系的劳动者，用人单位将承担连带赔偿责任。用人单位应要求劳动者提供解除或终止劳动关系的证明，并审查竞业限制和竟业禁止情况。

4. 劳动者身体健康证明审查：用人单位可要求劳动者提供县级以上或用人单位规定的医院出具的健康证明，以减少用工风险。

二、双方履行告知义务

根据《劳动合同法》第八条规定，用人单位应如实告知劳动者工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬等，并让劳动者签署《告知书》。同时，用人单位应听取劳动者要求了解的其他情况，并做好书面记录，让劳动者签字确认。

三、签署劳动合同

1. 提前交付劳动合同文本：劳动合同文本应提前一天交给劳动者阅读，以便双方协商和沟通。

2. 面对面签字确认：劳动合同签署时，双方当事人必须在一起当面签字。先让劳动者签字，再由用人单位法人或委托人签字，最后统一盖章。

3. 保存和归档：将两份劳动合同分别交给劳动者保管，并有劳动者领取的签收凭单；另一份由用人单位保存并及时归档。

劳动合同签订应在正式入职报到后的一周内完成，已建立劳动关系但未订立书面劳动合同的，应在一个月内订立书面劳动合同。

四、办理入职手续

办理入职手续包括填写《入职登记表》、提交入职材料、办理报到手续、建立职工名册等。同时，应在规定时间内到所在区县的职业介绍所进行用工登记备案和社会保险转移。

工会对录用员工也应实施监督，基层工会应在企业行政录用员工时通知，并有权提出异议。

人事保管合同的保存期限

对于在职员工，用人单位应一直保存劳动合同。对于已解除或终止劳动关系的员工，劳动合同应至少再保存二年备查。