如何管理合同履行中的证据

1、保留原始证据

在合同履行过程中，为了保证证据的真实性和完整性，应当尽量收集原件、原物，并妥善保管。合同应当采用书面形式，以确保证据的可靠性。收集的证据包括合同对方主体证照、合同正本、副本及附件、告客户书、对方开户银行及银行账号资料、合同文本的签收记录、签证资料、合同当事人的往来函件、交货送货单据、检验验收资料、结算付款资料、变更及解除合同的协议及其他签订及履行合同的相关资料(包括文书、传真、电子邮件等)。尤其需要关注能够证明我方享有某项权利、已经履行了某项义务的书面证据，以及能够证明对方负有某项义务、应承担某项责任的书面证据。

2、保留送达证据

除了保留往来中形成的原始书证之外，还需要对履行通知义务、协助义务等事实或行为保留证据。这些事实或行为往往难以证明，因此需要考虑采用特殊的通知方式以便保留送达证据。例如，对于书面通知，可以采用EMS等挂号邮寄方式投递，并在信封上注明内件的内容及份数，并在投递完成后保留邮局提供的回单或网上查询结果作为送达的依据。根据司法实践，法院一般都会认可这种通知方式视为已经履行通知义务，即使内件没有收到，但信封上已经注明内容为“解除红土镍矿购销合同”，因而可以视为完成了送达。

3、利用公证保留证据

公证证据在效力上强于普通证据，特别是对于网络证据和电子合同等固定的证据，通常只能通过公证的方式加以解决。因此，证据公证是一种有效的证据保留形式。例如，电话录音等传统证据虽然具有证据效力，但常常由于无法确定确切的通话时间、通话人以及是否经过剪辑，往往无法被法院或仲裁机构采纳。而对通话过程进行公证则可以很好地解决这一问题，从而使经过公证的通话录音成为非常有力的证据。此外，公证证据还能更有效地固化双方的权利和义务关系，比如赠与公证相对于普通赠与具有不可撤销性，遗嘱公证相对于普通遗嘱具有优先适用的效力，甚至某些公证书可以直接作为人民法院的执行依据，而不必经过诉讼。这样可以提升证据的效力。

4、传真证据保留

通过传真方式签订合同时，应注意传真件的效果。如果是传真专用纸，应及时复印，并妥善保管传真原件及复印件。同时，应及时将双方口头达成的协议事项书面固定下来，并及时收集对我方有利的证据材料。不得擅自向对方出具对我方不利的书面资料。

5、录音、摄像证据保留

录音、摄像是取得证据的一种重要形式。只要不是以侵害他人合法权益或违反法律禁止性规定的方法取得的，都可作为认定案件事实的依据。因此，在合同签订及履行过程中，尤其是发生合同纠纷后的协商谈判过程中，应谨防对方通过谈话录音或电话录音来收集对我方不利证据。当然，我方也可以通过这种谈话录音或电话录音方式来收集对我方有利的证据，并与其他证据相互印证，构成完整的证据链，从而形成重要的证据。