企业合同的审核管理制度
点击数：17 更新时间：2024-03-13
为了统一管理企业合同的签订和履行，企业应设立一个合同管理部门。该部门负责监督、检查和指导企业合同的执行。具体操作上，可以采用分级、划块管理的方式，将各业务部门和所属单位作为合同的二级管理单位，负责本部门、本单位的合同签订和履行，并定期向法律顾问部门汇报执行情况。为了确保该统一合同管理模式的有效运行，企业需要建立健全的内部规章制度，明确管理层次和职责，确保合同的签订、履行、考核和纠纷处理都处于有效的控制状态。合同管理制度的主要内容应包括合同的归口管理、合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案、法人授权委托办法、合同示范文本管理、合同专用章管理、合同履行与纠纷处理、合同定期统计与考核检查、合同管理人员培训、合同管理奖惩与挂钩考核等。
根据我国法律规定，企业的公章和合同章具有法律效力，等同于企业的签字。在合同中，只要盖上了公章或合同章，即可认为企业已经认可了该合同的条款，该合同对企业具有法律约束力。然而，企业应注意保管公章和合同章，防止职工私自使用公章谋取个人利益。对于职工的私自使用行为，企业需要举证，这在实际操作中可能存在困难。
由于市场经济的不确定性，企业很难将所有合同签订集中在某一人身上，这导致了权力授予与权力控制的矛盾。为了解决这个问题，企业需要制衡职工签订合同的权力，避免代理行为对企业造成被动局面。在实际操作中，企业通常会预先授权驻外销售代表或驻外销售分公司使用盖有企业公章的空白介绍信或格式合同来签订合同。然而，这种授权方式并不完善，企业应在空白介绍信中明确规定销售代表或分公司可以签订合同的金额上限和时间期限，以防止代理行为的发生。在职务停止或调整后，企业必须确保及时收回预先给予的空白介绍信、授权委托书和格式合同，并尽快通知与其有业务往来的客户。
如果企业解聘总经理等主要负责人，应在解聘同时在公开媒体上公告，并及时告知与企业有重要经济往来关系的客户，以防止表面处分的发生。
企业的重大合同包括合作发展合同、企业购并合同、联营合同、独家代理协议、重大技术改进或技术引进合同、涉及担保的合同、房地产开发与交易合同、金额巨大的购销合同等。由于这些合同涉及到企业的重要经济利益，对企业的发展具有重要影响，因此，在签订这些合同时，应将其作为重点审核和管理对象。合同的项目论证、对方资信调查、合同谈判、文本起草、修改、签约、履行、变更解除和纠纷处理等全过程，都应有法律顾问部门的主要人员参与，严格管理和控制，以预防合同纠纷的发生，有效维护企业合法权益。
合同的条款种类繁多，数量从几条到上百甚至上千条不等。因此，在审核合同时，应有的放矢，对主要内容和重要条款进行重点审核。根据合同法的规定，合同的主要内容包括当事人的名称或姓名和住所、合同要履行的标的物、标的物数量、标的物质量、标的物价款或报酬、履行期限、履行地点、履行方式、违约责任和解决争议的方法。重要的审核内容主要包括对合同当事人身份和资格的审查。企业应要求对方出示营业执照、授权委托书和身份证，并审查对方的生产资格。对于重大合同，企业应派遣综合团队进行实地审查，对对方提供的各类证件、资格证、许可证、财务报表等进行仔细审查。此外，还应调查核实对方是否存在诉讼案件、年检注册情况、奖罚情况、不动产抵押担保情况、税费缴纳情况和环境污染行为等。通过以上审核，可以确保合同的有效性。