民营企业的内部控制需要注意什么
点击数：24 更新时间：2020-07-21
合理的组织分工是保证经济业务按照企业既定方针执行、提高经营效率、保护资产和增强会计数据可靠性的重要条件。其主要原则是不相容职务的分离。所谓不相容职务，是指那些如果由一个人担任，既可能弄虚作假，又能够自己掩盖其错弊行为的职务。不相容职务分离就是要求把那些不相容职务分别由几个人担任，以资互相监督。企业内部的主要不相容职务有：授权批准职务;执行业务职务;财产保管职务;会计记录职务;监督审核职务。如果上述每一职务分别由相对独立的人员实施，就有利于内部控制作用的发挥。
当然，不相容职务分离这项控制需要各个职务分离的员工各守其责，如果担任不相容的职工之间相互串通勾结，则不相容职务分离的作用会消失殆尽。但无论怎样，如果企业没有适当的职务分离，则发生错误的可能性更大。基于不相容职务分离的原则，企业在组织机构设置中，应考虑设计自动检查和平衡的功能，其要求是：(1)业务循环必须经过不同部门，并保证业务循环中有关部门之间相互进行检查。(2)在每项经济业务检查中，检查者不应从属于被检查者领导，以保证检查出的问题不被掩盖，及时得到纠正。
授权批准是指企业各级人员必须经过适当的授权和批准才能执行有关经济业务，未经授权和批准，不得处理有关业务。在一个公司制企业中，授权一般由股东授予董事会，然后由董事会将大部分权力授予企业的总经理和有关管理人员，企业每一层次的管理人员既是上级管理人员的授权客体，又是对下级管理人员的授权主体。
1.授权批准方式
授权批准按其形式可分为“一般授权”和“特殊授权”。
一般授权是对办理常规经济业务权力、条件和有关责任者的规定，时效性较长。一般授权通常是在管理部门中采用岗位责任制或管理文件的授权形式，或在经济业务中以规定其办理条件、范围和对该业务管理人员任命的形式予以反映的。例如，对正常经营所需物资的购买均作一般授权，仓库在现有库存达到再定购点时就可直接提出采购申请。
特殊授权与一般授权不同，特殊授权只涉及特定的经济业务处理的具体条件及有关具体人员。例如，董事会决定向某一银行借款高达数百万元，额度远远超过财务部门的权限，对于这笔借款业务，必须作为特殊授权。可见，这一种的授权时效较短。
2.授权批准体系
不论采用哪一种授权批准方式，企业都必须建立授权批准体系。其中包括：
(1)授权批准的范围。通常把企业的所有经营活动都应纳入其范围。它不仅要控制各种业务的计划制定情况，还要就计划实施的经办手续对相关人员进行授权。
(2)授权层次。根据经济活动的重要性和金额大小确定不同的授权批准层次，从而保证各管理层有权有责，防止事无大小均由“一支笔”包揽的现象发生。授权批准的层次上应当考虑连续性，要将可能发生的情况全面纳入授权批准体系，避免出现真空地带。当然，也要求企业根据具体情况的变化，不断对有关制度进行修正。什么业务新出现时，要配上相应的授权规定;若金额规模发生变动要修改原有授权层次。
(3)授权责任。被授权者应能够明确在履行权力时应对哪些方面负责，避免授权责任不清，一旦出现问题又难咎其责的情况发生。
(4)授权批准程序。企业的经济业务既涉及企业与外单位之间资产与劳务的交换，也包括在企业内部资产和劳务的转移和使用。因此，每类经济业务都会有一系列内部相互联系的流转程序。所以，应规定每一类经济业务的审批程序，以便按程序办理审批，避免越级审批和违规审批的情况发生。
全面预算的控制作用主要有：首先，确定企业的整体目标，制定为达到这一目标所应有的各类业务计划和为配合业务计划而应有的财务收支计划;其次，在业务执行和收支执行的过程中，随时注意不脱离原订计划，在必要时酌情调整计划，以确保计划的可执行性;再次，及时和定期做出反映实际和预算的业务报告，以公正考核工作成果，并及时纠正偏差，确保预定目标的实现;最后，通过预算划分权责，使企业高层管理当局保持集中控制，又同时不减弱各级管理人员的责任。
1.限制接近
(1)限制接近现金。现金收支的管理应该局限于特定的出纳员。这些出纳员要与控制现金余额的会计记录人员和登记应收账款的人员相分离。可以设立单独封闭的出纳室或带锁抽屉的收银机来保护现金的安全。零星现金的支出可以通过由指定人员管理小额备用金的方法加以控制。
(2)限制接近其他易变现资产。其他易变现资产，如应收票据和有价证券，一般应采用确保两个人同时接近资产的方式加以控制。
(3)限制接近存货。存货的实物保护可由专职的仓库保管员控制，设置分离、封闭的仓库区域，以及工作时间之内和工作时间之后控制进入厂区等方式实现。在零售企业中，存货的实物保护可以通过在营业时间中和营业时间后控制接近库房的方式(如使用夜盗警铃、发放有限的钥匙)来实现。另外，对贵重商品使用带锁的营业柜，以及聘用专人日常巡视和采用某些监控设备等也是实物保护控制的措施之一。
2.定期盘点
定期盘点指对资产进行定期盘点并将盘点结果与会计记录进行比较。
(1)定期与记录核对。实物资产盘点并与会计记录核对一致在很大程度上保证了资产的安全，虽然我们并不排除实物资产和会计记录存在相同错误的可能。为保证盘点时资产的安全，通常可以先盘点实物，再核对账册以防止盘盈资产的流失。
(2)差异调查。实物盘点结果与有关会计记录之间的差异应由独立于保管和记录职务的人员进行调查。盘点结果与会计记录如果不一致，可能说明资产管理上出现错误、浪费、损失或其他不正常现象。为防止差异再次发生，应通过详细调查查明原因、查明责任，并根据资产性质、现行的制度以及差异数额、原因，采取加强保护控制、惩罚不称职员工等改进措施。
需要说明的是，我们可以根据资产性态来确定盘点频率，显然，动产较之不动产，消费品较之生产用品，货币性资产较之非货币性资产的盘点频率要高得多。
3.记录保护
会计应妥善保管各种文件资料(尤其是资产、财务、会计等资料)。首先，应该严格限制接近会计记录的人员，以保持保管、批准和记录职务分离的有效性。其次，会计记录应妥善保存，尽可能减少记录受损、被盗或被毁的机会。再次，某些重要资料(如定期的财务报告)应留有后备记录，以便在遭受意外损失或毁坏时重新恢复，这一点在当前计算机处理的条件下，尤为重要。
4.财产保险
通过资产投保(如火灾险、盗窃险、责任险等)来增加实物资产受损后补偿的程度或机会，从而保护企业的实物安全。
5.财产记录监控
建立资产个体档案，对资产的增减变动做及时、全面的记录，同时加强对财产的所有权证的管理。企业可考虑改进低值易耗品一次摊销方式，保留部分价值于账面(如1元)，使其价值纳入财务报表体系内，以确保实物控制。
1.用人程序
严格的用人程序是保证职工应有素质的重要环节。人事部门须对拟用人员进行细致的调查，通过审阅拟用人员的教育，和工作经历、与以前的用人单位联系、面试等方法评估拟用人员的技术培训和所掌握的技能情况，调查其以往有无不诚实行为和渎职情况的发生。
2.工作标准
建立完善的工作标准，使每个职工都知道应遵循的行为要求，用作考核评价职工行为的依据。建立工作标准有利于企业处理业务规范化、标准化，有助于揭露不正常的经济活动。
3.培训计划
制定职工培训计划，按职工的工作岗位进行定期培训，帮助他们提高业务素质，保证各级人员更好地完成规定的任务。
4.考核奖惩
企业应定期对职工业绩进行考核。对工作勤奋、业绩突出的职工予以表彰和晋升;对能力不足的职工应及时调整其工作岗位;对玩忽职守，甚至造成企业损失的职工应予以批评、降级甚至解聘。
5.信用保险
企业可以建立职业信用保险机制，如与重要岗位的员工(如销售、采购、出纳等)签订信用承诺书;重要岗位员工可采取推荐人制度，甚至可以办理商业信用保险。实施了信用保险制度后，不仅能在遭受财产损失时取得赔偿，而且还具有一定的制止犯罪的威慑作用。
6.岗位轮换
每项工作岗位可以定期或不定期地进行轮换，通过轮换交接可以揭示前任工作中可能存在的差错和弊端，同时抑制不法分子的不良动机。此外，顶-岗的职工还可能提出改进工作的新设想，改善工作程序并提高工作效率。