政府采购程序之采购文件保存

一、保存采购文件的义务和责任

根据政府采购法第四十二条的规定，采购人和采购代理机构有义务妥善保存政府采购项目每项采购活动的采购文件。他们不能伪造、变造、隐匿或销毁采购文件。采购文件的保存期限为采购结束之日起至少保存十五年。采购文件包括活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文件、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。

二、立法目的

政府采购法的立法目的之一是规定采购文件的保存要求和构成，以便进行监督检查、处理投诉和查阅等管理工作。保存采购文件可以为政府采购的统计分析、总结经验教训、接受监督检查和处理纠纷等提供客观依据。此外，根据WTO《政府采购协议》的规定，各缔约方的采购机构应当保存反映采购活动的文件三年，以便进行统计工作和向有关机构提供证据。

三、保存采购文件的主体和期限

根据政府采购法的规定，采购人和采购代理机构有保存采购文件的义务。采购代理机构包括集中采购机构和社会中介机构。这些主体在每项采购活动结束后，应当妥善保存所有已形成的采购文件，不得隐匿或自行销毁。采购文件应当完整和真实可靠，不得伪造和变造。如果由于客观原因未能形成采购文件，应当如实记录。采购文件的保存期限为至少十五年，对于规模大、价值高、性能复杂的采购项目，保存时间应当更长。

四、采购文件的构成

采购文件是指反映采购活动各类文书的总称。根据政府采购法的规定，应当依法保存的采购文件包括采购人或采购代理机构对采购活动的记录、财政部门批复的采购预算或计划、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收报告、质疑答复意见、投诉决定等。此外，采购文件还包括其他有关文件和资料，如招标文件的修改和补充材料、委托代理协议书等。

五、采购活动记录的内容

采购活动记录是指采购人或采购代理机构在采购活动结束后撰写的采购活动情况报告。根据政府采购法的规定，采购活动记录至少应当包括采购项目类别和名称、采购项目的资金安排和合同价格、采购方式、邀请和选择供应商的条件和原因、评标标准和确定中标人的原因、废标的原因、采取招标以外采购方式的相应记载。

六、执行中的注意事项

在执行政府采购法时，采购人和采购代理机构应当注意以下几点：首先，应当安排或指定专人负责采购文件的收集和保存，并提供必要的设备和场所。其次，要保证采购文件的完整性、安全性和保密性，建立档案管理制度，防止文件的调换、遗失和损坏。对于涉及供应商商业机密的投标文件，未经许可不得对外提供。此外，要及时做好采购文件的积累工作，每项采购活动期间要及时收集、编写采购文件或记录，并在完成采购项目后及时整理并交由内部机构保存。最后，采购人和采购代理机构应高度重视采购文件的保存工作，并接受财政等部门的监督检查。违反保存采购文件的规定将受到严厉惩罚，包括罚款和处分等。