从国际上几种常用的土木工程合同条件及国际惯例来看，监理工程师在处理费用索赔时应遵循如下几个原则：

一、必要原则

指从索赔费用发生的必要性角度来看，索赔事件所引起的额外费用应该是承包商履行合同所必需的，而所索赔费用只在所履行合同的规范范围之内，如果没有该费用支出，就无法合理履行合同，无法使工程达到合同要求。

对于某一个确定的费用项目，若合同没有规定，或规定不准进行费用索赔，承包商就不得以任何理由提出索赔要求。如承包商在施工过程中发现自己在投标时的工程预算有漏项错误，且合同条款中没有对此类情况进行补偿的根据，那么这种漏项将是承包商自身的一种损失，即使承包商提出索赔要求，也不会得到批准。理由是：

(1)承包商无法证明其漏项错误究竟是工作疏忽还是故意留有余地;

(2)此处的漏项错误损失有可能被别处的重项错误所弥补;

(3)漏项错误使承包商在投标竞争中处于有利地位，乃至获得了成功。

因而，在这种情况下，承包商无从让业主确信其索赔费用是履行合同所必需的，也就无从索赔。

二、赔偿原则

指从索赔费用的补偿数量角度看，索赔费用的确定应能使承包商的实际损失得到完全弥补，但也不应使其因索赔而额外受益。

承包商在履行合同过程中，对非自身原因所引起的实际损失或额外费用向业主提出索赔要求，是承包商维护自身利益的权利。但是，承包商不能企图利用索赔机会来弥补因经营管理不善造成的内部亏损，也不能利用索赔机会谋求不应获得的额外利益。一言以蔽之，在实际损失获得全额补偿后，承包商应处于与假定未发生索赔事件情况下合同所确定的状态同等有利或不利的地位。即费用索赔是赔偿性质的，承包商不应因索赔事件的发生而额外受损或受益。换个角度来说，业主也不能因为承包商所遇到的不利问题而获得额外利益，特别是在产生问题的原因与业主或其代理人有关的情况下。

我国民法通则和涉外经济合同法都规定：①当事人一方违反合同的赔偿责任，应相当于另一方因此而受到的损失;②当事人可以在合同中约定，一方违反合同时应向对方支付一定数额的违约金;③双方也可以在合同中约定对于违反合同而产生损失的赔偿额的计算方法。由此可见，违约金虽可能有不同的性质，但在建筑施工合同中一般是赔偿性的。在国际工程施工合同中，除了通常约定的承包商延期完工需向业主支付延误赔偿金外，大多没有其它的违约金约定，而是直接计算所发生的实际损失，并给予补偿，没有惩罚性质。

三、最小原则

指从承包商对索赔事件的处理态度来看，一旦承包商意识到索赔事件的发生，应及时采取有效措施防止事态的扩大和损失的加剧，以将损失费用控制在最低限度。如果没有及时采取适当措施而导致损失扩大，承包商无权就扩大的损失费用提出索赔要求。

按照一般的法律要求及合同条件，承包商负有采取措施将损失控制并减少到最低限度的义务。这种措施可能包括：保护未完工程、合理及时地重新采购器材、及时取消订货单、重新分配工程资源等等。如，某单位工程因业主原因暂停施工时，若承包商可以将该工程的施工力量调往其它工作项目，但因承包商对索赔事件的处理态度消极，没有进行这样的资源优化调整，那么，承包商就不能对因此而闲置的人员和设备的费用损失进行索赔。当然，承包商可以要求业主对其采取减少损失措施本身产生的费用给予补偿。

四、引证原则

承包商提出的每一项索赔费用都必须伴随有充分、合理的证明材料，以表明承包商对该项费用具有索赔资格且其数额的计算方法和过程准确、合理。没有充分证据的费用索赔项目有可能带有欺骗性，因此将得到监理工程师的拒绝。

五、时限原则

在国际上，几乎每一种土木工程合同条件都对索赔的提供时间有明确的要求。例如，FIDIC合同条件规定承包商在索赔事件第一次发生之后的28天内，应将索赔意向通知工程师，同时向业主呈交一份索赔意向的副本。承包商应严格按照适用合同条件的要求或合同协议的规定，在适当时间内提出索赔要求，否则其索赔要求将得到拒绝。

时限原则的另一层含义是指承包商对索赔事件的处理应是发现一件、提出一件、处理一件，而不应采取轻视或施延的态度。索赔事件的及时处理，即能防止损失的扩大，又能使承包商及时得到费用补偿。这无论对业主还是承包商都是有利的。况且，单项索赔事件若得不到及时处理，常常会和相继发生的其它索赔事件交织在一起，不仅会使索赔事件难以辨识，更会大大增加索赔的处理难度。