企业印章管理23问
点击数：13 更新时间：2023-11-17
公司印章主要分为五种，分别是公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人章和发票专用章。公章用于公司对外事务处理，财务专用章用于公司票据的出具，合同专用章用于公司签订合同时加盖，法定代表人章用于特定的用途，发票专用章用于公司开具发票时加盖。
刻制公司印章需要企业拿着税务登记证副本、营业执照副本、法人身份证先到公安局登记备案，公安局开出证明后，再到指定的地点刻章。刻制印章时需要提供以上材料的原件及复印件。
根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》，公司印章的特别要求包括：圆形形状，直径不得大于4.5厘米，中央刊五角星，五角星外刊单位名称，自左而右环行；所刊名称应为法定名称，可以采用规范化简称；印章所刊汉字应当使用国务院公布的简化字，字体为宋体；其他专用印章应与单位正式印章有所区别，并经本单位领导批准后可以刻制；刻制印章应到当地公安机关指定的刻章单位进行。
如果公司的印章确实被盗、抢或丢失，首先应由法人代表带身份证原件及复印件、工商营业执照副本原件及复印件到丢失地点所辖的派出所报案，领取报案证明。然后需要在市级以上每日公开发行的报纸上做登报声明，声明公章作废。最后，办理新刻印章备案并刻制新的印章。
如果公司的大股东把持公章使公司的运营进入僵局，其他股东一般无法重刻公章。公安机关一般不会给予办理印章的丢失备案，即使重新刻制印章，公司仍然会面临两枚印章具有同等法律效力的局面。
不同的印章在法律效力上没有严格意义上的大小区别。只要符合法律规定的盖章要求并且意思表示真实，印章均为有效。公章具有最广的使用范围，在立法和司法实践中，盖有法人公章成为判断民事活动是否成立和生效的重要标准。其他专用印章的法律效力根据具体情况而定。
根据《电子签名法》，电子印章具有合法地位。电子印章是数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。
除了法律法规规定不适用电子文书的情况，都可以约定使用电子印章。电子印章不适用于涉及婚姻、收养、继承等人身关系，涉及土地、房屋等不动产权益转让，涉及停止公用事业服务等情况。
根据《合同法》，当事人采用合同书形式订立合同时，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。因此，如果合同上有法定代表人签字，合同仍然有效。公章和合同专用章在合同签订方面具有同等法律效力。
如果公司自愿将公司印章外借他人使用，应视为公司授权他人使用公司印章，因此，公章外借他人使用并私下签订的担保合同是有效的，公司需要承担担保责任。
公司章程可以约定印章的使用规则，但章程仅对内有约束力。如果相对人是善意的，即使印章的使用违反章程，合同仍然有效。但是，违反章程使用公章损害公司利益的人需要对公司承担赔偿责任。
分公司虽然没有独立法人地位，但在合同上加盖分公司的印章一般认定为合同有效，相关的民事责任由总公司承担。
公司在印章管理方面存在的问题包括印章刻制流程不清晰，刻章单位不规范，缺乏印章管理规章制度，印章使用审批不严格，印章保管不健全，印章被盗、抢或丢失后处理不及时，印章被仿冒后应对措施不当，下属单位印章收回销毁不及时等。
公司应建立日常保管制度，采取分级保管的制度，设立专人保管印章，制定印章使用范围和审批程序，建立印章使用台账，及时报告和报案印章被盗、抢或丢失的情况，定期检查印章的真伪性。
识别印章的真假可以从字体、颜色、形状、角度和位置等方面进行判断。真印章使用宋体字，颜色不均匀，形状和周围圆圈有一定的缺陷，角度有轻微偏差，位置盖在文字上。假印章使用其他字体，颜色一致，形状和周围圆圈完美，角度正好，位置盖在空白处。
公司在印章管理方面常见的风险包括他人使用假冒的印章、他人使用扫描打印的印章、对方使用没有备案的内设部门章、使用有数码符号的印章等。为了降低风险，公司应加强审查工作，要求对方提供相关证据，拒绝不符合规范的印章使用。
根据法律规定，印章必须由专门保管人妥善保管，不得擅自委托他人保管并在其岗位职责中予以明确。
公章应妥善保管，注意安全，防止损毁、遗失和被盗。
印章保管人必须妥善保管印章，不得遗失。如遗失，必须及时向公司办公室报告。
必须严格依照公司对印章的使用规定使用印章，未经规定的程序，不得擅自使用。
在使用中，保管人对文件和印章使用单签署情况予以审核，同意的则用印，否决的则退回。
检查印章使用是否与所盖章的文件内容相符，如不符则不予盖章。
在印章使用中违反规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。
建议公司安排专属的部门或者专职人员管理公章的使用、加印以及登记，并制定相应的公司内部制度加以完善。
专管公章的人建议仅限于行政职能部门或者行政人员，避免公章管理人员与具有对外负责销售或者采购的人员身份同一。
企业要建立岗位法律风险防控体系，印章管理岗位人员要签订法律风险岗位承诺书，明确印章管理岗位的法律风险防控职责。
企业要制定印章管理规定，指定印章归口管理部门，明确企业各部门印章管理职责，明晰印章刻制、使用的业务流程，做到有规可依、有章可循。
新注册设立的单位在领取营业执照后，应直接到行政服务中心公安机关刻制印章并备案。企业临时刻制印章，包括项目部印章，必须经过印章管理部门统一提出，经过法律部门、专业部门审查，报公司主要领导审批。
企业应当建立统一的印章使用台账，制定印章使用申请表。申请使用印章的单位必须按印章管理规定履行审批程序，经过有权部门和企业领导批准。
印章保管人员必须加强对印章的保管，未经企业主要领导批准，不允许将印章携带外出，特殊情况下需携带外出时，必须指定监印人随同。
禁止在空白介绍信、空白纸张、空白单据等空白文件上盖公章。如遇特殊情况时，必须经总经理同意，而且公章使用人应在《公章使用登记表》上写明文件份数，在文件内容实施后，应再次进行核准登记。
企业必须定期检查印章使用情况。企业印章管理部门应按照印章管理规定组织法律、监察等部门对所属单位印章使用情况进行检查，发现问题及时采取相应措施。
企业应加强对项目部印章、部门印章的使用管理，限定其用途和使用审批程序，严格按公司行政公章的使用程序要求各级印章保管和使用单位。
企业所属部门发生变更或被撤销后，印章统一管理部门必须收缴部门印章及用印记录。分公司注销后，必须收缴分公司包括行政印章、合同专用章、财务专用章、负责人名章等在内的全部印章及用印记录。项目部关闭后，项目部印章及用印记录必须全部上缴企业印章管理部门。
企业在遇到仿冒本单位或项目部印章的情况时，企业印章管理部门要及时将有关情况通报法律管理部门，由法律管理部门按法律规定解决。