企业内部存货管理的授权与控制
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企业内部存货管理的授权与控制

点击数:13 更新时间:2025-07-19

 
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一、存货管理岗位的分工与授权批准

一、存货接触的授权与限制

除存货管理部门及仓储人员外,企业的其他部门和人员接触存货时,应获得相关部门的特别授权。对于贵重物品、危险品或保密物品等,应规定更严格的接触限制条件。在必要情况下,存货管理部门内部也应执行授权接触。

二、存货的请购与采购控制

企业应根据预算规定和本系统的业务特点,编制存货年度、季度和月份的采购、生产、存储、销售预算,并根据预算对实际执行情况进行考核。

企业应综合考虑各种存货采购间隔期和当前库存,结合企业生产经营计划、市场供求等因素,充分利用信息系统,合理确定存货的采购日期和数量,以确保存货处于最佳库存状态。存货采购业务应按计划申报程序进行,采购部门根据企业生产经营计划和材料请购单编制采购计划,提出具体的采购目录,并经主管计划负责人审核后报主管领导审批。

三、存货的验收与保管控制

1. 存货的验收

对于外购存货的验收,应重点关注合同、发票等原始单据与存货的数量、质量、规格等是否一致。对于技术含量较高的货物,必要时可委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收。

对于自制存货的验收,应重点关注产品质量。只有经过检验合格的半成品、产成品才能办理入库手续,对于不合格品应及时查明原因、落实责任并报告处理。

采购部门应验收材料的品种和数量,并填制验收单;质量检验部门应检验质量并签署验收单;仓库保管部门根据验收单验收存货,并填制入库单,登记存货台账,将发票、运单连同收料单送回采购部门。

2. 存货的保管

企业应建立存货保管制度,定期对存货进行检查,重点关注以下事项:

(1) 存货在不同仓库之间流动时应办理出入库手续。

(2) 应按仓储物资要求的储存条件贮存,并健全防火、防洪、防盗、防潮、防病虫害和防变质等管理规范。

(3) 加强生产现场的材料、周转材料、半成品等物资的管理,防止浪费、被盗和流失。

(4) 对于代管、代销、暂存、受托加工的存货,应单独存放和记录,避免与本单位存货混淆。

(5) 结合企业实际情况,加强存货的保险投保,保证存货安全,合理降低存货意外损失风险。

四、领用与发出控制

企业应明确存货发出和领用的审批权限,对于大批存货、贵重商品或危险品的发出应实行特别授权。仓储部门应根据经审批的销售(出库)通知单发出货物。

五、盘点与处置控制

企业应制定并选择适当的存货盘点制度,明确盘点范围、方法、人员、频率、时间等。制定详细的盘点计划,合理安排人员、有序摆放存货、保持盘点记录的完整性,及时处理盘盈、盘亏。对于特殊存货,可以聘请专家采用特定方法进行盘点。

存货盘点应及时编制盘点表,分析盘盈、盘亏情况的原因,并提出处理意见。经相关部门批准后,在期末结账前完成处理。

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