第一章、办公室日常规章制度
点击数：4 更新时间：2025-05-30
工作期间，员工应保持衣着整洁、大方得体，禁止穿着奇装异服或过于暴露的服装。男士不得留长发或怪异发型，女士不得留怪异发型或浓妆艳抹。
在办公时间内，员工不得从事与本岗位无关的活动，禁止在上班时间吃零食、睡觉、干私活、浏览与工作无关的网站、阅读与工作无关的书籍报刊。
在办公区内禁止吸烟，并要求随时保持办公区整洁。
办公接听电话时应使用普通话，并在通话期间注意使用礼貌用语。如果当事人不在，应代为记录并转告。
禁止在工作期间串岗聊天，办公区内不得高声喧哗。
员工应遵守电话使用规范，工作时间应避免私人电话。如确实需要使用私人电话，应以重要事项为主，禁止利用办公电话闲聊。
文具领取时应登记名称和数量，并由领取人签名。严禁将任何办公文具取回家私用。员工有义务爱惜公司一切办公文具，并节约使用。
私人资料不得在公司打印、复印、传真。
未经同意，不得使用他人计算机，不得随意翻看他人办公资料和物品。需要保密的资料，资料持有人必须按规定保存。
根据公司需要和职责规定，员工应积极配合同事开展工作，不得拖延、推诿、拒绝。对他人咨询不属于自己职责范围内的事务，应就自己所知告知咨询对象，不得置之不理。
本规定中的办公用品包括公司给员工配置的通讯工具（手机等）、办公桌椅、电话机和员工日常工作所需的办公文具，以及公司给各部门配置的文件柜、传真机、打印机、扫描仪等办公设备，以及公司为部门购置的杂志和报刊。
员工领用办公用品时，须至行政部填写《办公用品领用登记》。员工应自觉爱护公司财产，节约使用办公用品。除办公文具外的所有办公用品，以部门为最小申请单位。
部门经理填写《办公用品申请表》，交于公司行政部（分公司则交给分公司行政，由其统一传真至总公司行政部）。公司行政部查对库存或根据业务发展需要统一核准，并上报董事长、总经理。董事长或总经理签核后，行政部将申请结果及购买方式或地点反馈给各部门经理（分公司则反馈给分公司行政）。
部门经理负责将办公用品分发给指定使用人。
公司公共办公用品由行政部统一管理和维护。
员工应爱护公共办公用品，避免浪费打印复印。对于公司内部材料，提倡使用二手纸。
员工在使用公共办公用品时，如发现机器故障应及时向行政部或公司领导报修。
公司根据办公用品使用人追究损坏赔偿责任。办公用品是指与办公直接联系的消耗性物品，如笔、墨、纸张以及打印复印机、传真机、照相机等的耗材。办公用品实行按月购买制，各部门根据实际工作需要，在每个月的最后五天将下个月所需要的办公用品清单送至办公室，办公室审定并报总经理审批，统一采购发放。办公用品实行专人管理，入库时，保管人员要对其质量和数量进行核对和验收，并进行登记。购物人和保管发放人对所购物品清点无误后，在清单上分别签字。办公用品验收入库后，经总经理签字后，财务人员按清单和发票进行审核报销。
办公室应注意整洁，办公桌（包括桌上的物品）要摆放整齐，其他物品摆放要有条理。保持墙壁整洁，不乱摆衣物，不乱涂乱贴、不乱钉其他物品，做到布置合理，不乱丢纸屑、瓜皮果壳等杂物。废旧物品应及时恰当处理，确保办公室地面的卫生。
工作期间不得大声喧哗和影响他人工作。办公室内全体成员要团结统一，同事之间要相互尊重。
办公室不开无人灯、无人扇。电脑应正确使用，倍加爱护，人走关机。办公室人员应把电脑作为工作的工具，如查阅资料等，并通过网络途径拓宽专业知识，提高工作能力。严禁在上班时间利用电脑随意聊天、玩游戏、看电影、听音乐等。
当天值日人员应做好当天的份内工作，同时监督其他办公人员保持办公室的清洁卫生。下班离开前要自觉将电脑、电风扇、电灯、空调等管好，锁好门窗，做好安全保卫工作。
公司固定资产投入或重大项目开支由高层管理层决定后，由总经理监督办理。
公司日常经营性开支由经办人申请，部门负责人审核，董事长或总经理批准后报由财务部办理付款。
报销人应将原始凭证按财务部要求粘贴整齐，经部门负责人签字认可后，经财务部审核后报由总经理签字，财务部对原始凭证审核后报销。如发现不合规凭证，财务人员有权拒报并按规定处理，严重问题需及时向董事长总经理反映。
所有的报销都应取得合规发票。
公司对外签订各项经济合同要求使用规范文本。合同签订必须由法人签字或法人授权人签字，按合同规定的付款方式、付款时间、付款金额进行付款审批。财务部门主办会计要求建立合同台账，登记付款金额、付款日期、会计凭证编号，以便后期付款查阅。
所有费用报销均要在取得票据的三日内到财务部办理报销手续。若是预借备用金需填写《领款申请单》，并在取得票据之后填写《报销单》冲账。个人报销费用不得跨月。借款包括零星的购物借款、其他临时性借款。个人借款原则上不得超过该员工上个月实发工资数额。借款可以使用现金、支票或其他银行票据支付。借款最长不超过1个月结算，超过一个月还未还款时财务部将从本月工资中扣除。借款按照借款特定用途使用借款，不得挪作他用。
公司每周工作五天，员工每日正常工作时间为7.5小时。工作时间为周一至周五的上午8:30-12:00和下午13:30-17:30。午餐休息时间为12:00-13:30。
所有专职员工必须严格遵守公司考勤制度，上下班亲自打卡（午休不打卡），不得代替他人打卡。
迟到或早退30分钟以内者，每次扣发当月奖金；30分钟以上1小时以内者，每次扣发当月奖金。超过1小时以上者必须提前办理请假手续，否则按旷工处理。月迟到、早退累计达五次者，扣除当月奖金；旷工一次扣发当天薪金。年度内旷工达到一定天数以上，并未书面提交旷工理由或补办请假手续的，予以辞退。
请假分为病假和事假。员工病假须于上班开始的前30分钟内，即8:30-9:00致电部门负责人。请假一天以上的，病愈上班后须补区、县级以上医院就诊证明。员工因患传染病或其他重大疾病请假，病愈返工时需持区、县级以上医院出具的康复证明，经人事部门核定后，由公司给予工作安排。紧急突发事故可由自己或委托他人告知部门负责人批准，其余请假均应填写《请假单》，经权责领导核准，报人事部门备案，方可离开工作岗位，否则按旷工论处。事假期间不计发工资。
员工出差前填好《出差申请单》呈权责领导批准后，报人事部门备案，否则按事假进行考勤。出差人员原则上须在规定时间内返回，如需延期应告知部门负责人。返回后在《出差申请单》上注明事由，经权责领导签字按出差考勤。
请假和出差三天以内由直接上级审批，三天以上十天以内由隔级上级审批，十天以上集团总部员工由人力资源部审查、总裁审批，子公司员工由所在公司人事主管部门审查、总经理审批。
本制度由行政部制订，经总经理批准后执行。
本制度由行政部负责检查和解释。
本制度自颁布之日起生效。
风险提示：企业规章制度可以成为企业用工管理的证据，是公司内部的“法律”。但是，并非制定的任何规章制度都具有法律效力，只有依法制定的规章制度才具有法律效力。劳动争议纠纷案件中，工资支付凭证、社保记录、招工招聘登记表、报名表、考勤记录、开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬以及计算劳动者工作年限等都由企业举证，因此，在制定和完善相关规章制度时，应注意收集和保留履行民主程序和公示程序的证据，以免在仲裁和诉讼过程中出现举证不能的后果。