第一章、办公室日常规章制度
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第一章、办公室日常规章制度

点击数:0 更新时间:2025-05-30

 
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第一条、工作期间的着装规定

工作期间,员工应保持衣着整洁、大方得体,禁止穿着奇装异服或过于暴露的服装。男士不得留长发或怪异发型,女士不得留怪异发型或浓妆艳抹。

第二条、工作时间的行为规定

在办公时间内,员工不得从事与本岗位无关的活动,禁止在上班时间吃零食、睡觉、干私活、浏览与工作无关的网站、阅读与工作无关的书籍报刊。

第三条、办公区内的禁止事项

在办公区内禁止吸烟,并要求随时保持办公区整洁。

第四条、办公接听电话的规定

办公接听电话时应使用普通话,并在通话期间注意使用礼貌用语。如果当事人不在,应代为记录并转告。

第五条、办公区内的交流规定

禁止在工作期间串岗聊天,办公区内不得高声喧哗。

第六条、电话使用规范

员工应遵守电话使用规范,工作时间应避免私人电话。如确实需要使用私人电话,应以重要事项为主,禁止利用办公电话闲聊。

第七条、文具领取和使用规定

文具领取时应登记名称和数量,并由领取人签名。严禁将任何办公文具取回家私用。员工有义务爱惜公司一切办公文具,并节约使用。

第八条、私人资料的处理规定

私人资料不得在公司打印、复印、传真。

第九条、计算机和办公资料的使用规定

未经同意,不得使用他人计算机,不得随意翻看他人办公资料和物品。需要保密的资料,资料持有人必须按规定保存。

第十条、配合同事工作的规定

根据公司需要和职责规定,员工应积极配合同事开展工作,不得拖延、推诿、拒绝。对他人咨询不属于自己职责范围内的事务,应就自己所知告知咨询对象,不得置之不理。

第二章、办公用品管理制度

第一条、办公用品的定义

本规定中的办公用品包括公司给员工配置的通讯工具(手机等)、办公桌椅、电话机和员工日常工作所需的办公文具,以及公司给各部门配置的文件柜、传真机、打印机、扫描仪等办公设备,以及公司为部门购置的杂志和报刊。

第二条、员工办公用品的领用

员工领用办公用品时,须至行政部填写《办公用品领用登记》。员工应自觉爱护公司财产,节约使用办公用品。除办公文具外的所有办公用品,以部门为最小申请单位。

第三条、部门申请购买办公用品的程序

部门经理填写《办公用品申请表》,交于公司行政部(分公司则交给分公司行政,由其统一传真至总公司行政部)。公司行政部查对库存或根据业务发展需要统一核准,并上报董事长、总经理。董事长或总经理签核后,行政部将申请结果及购买方式或地点反馈给各部门经理(分公司则反馈给分公司行政)。

第四条、部门办公用品的分发

部门经理负责将办公用品分发给指定使用人。

第五条、公司公共办公用品的管理

公司公共办公用品由行政部统一管理和维护。

第六条、员工对公共办公用品的使用

员工应爱护公共办公用品,避免浪费打印复印。对于公司内部材料,提倡使用二手纸。

第七条、公共办公用品的维修

员工在使用公共办公用品时,如发现机器故障应及时向行政部或公司领导报修。

第八条、其他相关规定

公司根据办公用品使用人追究损坏赔偿责任。办公用品是指与办公直接联系的消耗性物品,如笔、墨、纸张以及打印复印机、传真机、照相机等的耗材。办公用品实行按月购买制,各部门根据实际工作需要,在每个月的最后五天将下个月所需要的办公用品清单送至办公室,办公室审定并报总经理审批,统一采购发放。办公用品实行专人管理,入库时,保管人员要对其质量和数量进行核对和验收,并进行登记。购物人和保管发放人对所购物品清点无误后,在清单上分别签字。办公用品验收入库后,经总经理签字后,财务人员按清单和发票进行审核报销。

第三章、卫生制度

第一条、办公室的整洁要求

办公室应注意整洁,办公桌(包括桌上的物品)要摆放整齐,其他物品摆放要有条理。保持墙壁整洁,不乱摆衣物,不乱涂乱贴、不乱钉其他物品,做到布置合理,不乱丢纸屑、瓜皮果壳等杂物。废旧物品应及时恰当处理,确保办公室地面的卫生。

第二条、办公室的工作环境要求

工作期间不得大声喧哗和影响他人工作。办公室内全体成员要团结统一,同事之间要相互尊重。

第三条、办公室的设备使用要求

办公室不开无人灯、无人扇。电脑应正确使用,倍加爱护,人走关机。办公室人员应把电脑作为工作的工具,如查阅资料等,并通过网络途径拓宽专业知识,提高工作能力。严禁在上班时间利用电脑随意聊天、玩游戏、看电影、听音乐等。

第四条、办公室的安全管理要求

当天值日人员应做好当天的份内工作,同时监督其他办公人员保持办公室的清洁卫生。下班离开前要自觉将电脑、电风扇、电灯、空调等管好,锁好门窗,做好安全保卫工作。

第四章、报销制度

第一条、公司固定资产投入和重大项目开支的处理

公司固定资产投入或重大项目开支由高层管理层决定后,由总经理监督办理。

第二条、公司日常经营性开支的处理

公司日常经营性开支由经办人申请,部门负责人审核,董事长或总经理批准后报由财务部办理付款。

第三条、报销凭证的处理

报销人应将原始凭证按财务部要求粘贴整齐,经部门负责人签字认可后,经财务部审核后报由总经理签字,财务部对原始凭证审核后报销。如发现不合规凭证,财务人员有权拒报并按规定处理,严重问题需及时向董事长总经理反映。

第四条、报销凭证的要求

所有的报销都应取得合规发票。

第五条、经济合同的签订和付款审批要求

公司对外签订各项经济合同要求使用规范文本。合同签订必须由法人签字或法人授权人签字,按合同规定的付款方式、付款时间、付款金额进行付款审批。财务部门主办会计要求建立合同台账,登记付款金额、付款日期、会计凭证编号,以便后期付款查阅。

第六条、报销时间和借款管理

所有费用报销均要在取得票据的三日内到财务部办理报销手续。若是预借备用金需填写《领款申请单》,并在取得票据之后填写《报销单》冲账。个人报销费用不得跨月。借款包括零星的购物借款、其他临时性借款。个人借款原则上不得超过该员工上个月实发工资数额。借款可以使用现金、支票或其他银行票据支付。借款最长不超过1个月结算,超过一个月还未还款时财务部将从本月工资中扣除。借款按照借款特定用途使用借款,不得挪作他用。

第五章、考勤制度

第一条、工作时间和工作日的规定

公司每周工作五天,员工每日正常工作时间为7.5小时。工作时间为周一至周五的上午8:30-12:00和下午13:30-17:30。午餐休息时间为12:00-13:30。

第二条、员工考勤的要求

所有专职员工必须严格遵守公司考勤制度,上下班亲自打卡(午休不打卡),不得代替他人打卡。

第三条、迟到、早退和旷工的处理

迟到或早退30分钟以内者,每次扣发当月奖金;30分钟以上1小时以内者,每次扣发当月奖金。超过1小时以上者必须提前办理请假手续,否则按旷工处理。月迟到、早退累计达五次者,扣除当月奖金;旷工一次扣发当天薪金。年度内旷工达到一定天数以上,并未书面提交旷工理由或补办请假手续的,予以辞退。

第四条、请假的规定

请假分为病假和事假。员工病假须于上班开始的前30分钟内,即8:30-9:00致电部门负责人。请假一天以上的,病愈上班后须补区、县级以上医院就诊证明。员工因患传染病或其他重大疾病请假,病愈返工时需持区、县级以上医院出具的康复证明,经人事部门核定后,由公司给予工作安排。紧急突发事故可由自己或委托他人告知部门负责人批准,其余请假均应填写《请假单》,经权责领导核准,报人事部门备案,方可离开工作岗位,否则按旷工论处。事假期间不计发工资。

第五条、出差的规定

员工出差前填好《出差申请单》呈权责领导批准后,报人事部门备案,否则按事假进行考勤。出差人员原则上须在规定时间内返回,如需延期应告知部门负责人。返回后在《出差申请单》上注明事由,经权责领导签字按出差考勤。

第六条、请假和出差的审批权限

请假和出差三天以内由直接上级审批,三天以上十天以内由隔级上级审批,十天以上集团总部员工由人力资源部审查、总裁审批,子公司员工由所在公司人事主管部门审查、总经理审批。

第六章、其他规定

第一条、制度的制定和执行

本制度由行政部制订,经总经理批准后执行。

第二条、制度的检查和解释

本制度由行政部负责检查和解释。

第三条、制度的生效

本制度自颁布之日起生效。

风险提示:企业规章制度可以成为企业用工管理的证据,是公司内部的“法律”。但是,并非制定的任何规章制度都具有法律效力,只有依法制定的规章制度才具有法律效力。劳动争议纠纷案件中,工资支付凭证、社保记录、招工招聘登记表、报名表、考勤记录、开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬以及计算劳动者工作年限等都由企业举证,因此,在制定和完善相关规章制度时,应注意收集和保留履行民主程序和公示程序的证据,以免在仲裁和诉讼过程中出现举证不能的后果。

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  3. 公司员工行为规范
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