企业合同的审核和管理
点击数：15 更新时间：2024-02-09
由于合同本身的特征，决定了合同不同于企业内部的生产人事、财务等管理工作，已超越了企业自身的界限，使之成为一种受法律规范和调整的社会关系，涉及了大量的法律专业问题。所以，企业应专门成立法律顾问部门，来统一审核管理合同的签订和管理合同的履行。那么，作为一个企业的合同审核，到底该如何来审核和管理合同呢?笔者根据自身的从事法律顾问和法律纠纷处理的经验，对合同的审核和管理主要应从以下几个方面着手：
企业应成立一个合同管理部门，统一归口审核和管理各业务部门、各单位分口管理的模式。对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。具体操作上，对合同实行分级、划块管理，各业务部门和所属各单位作为合同二级管理单位，负责本部门、本单位的合同签订和履行，并向法律顾问部门定期汇报有关合同的执行情况。要使该统一合同管理模式有效运行，则必须要建立健全的企业内部规章制度，使管理工作有章可循。
企业应对企业公章和合同章的保管进行严格管理。根据我国当前对企业公章和合同章的使用规定，企业的公章和合同章具有法定的法律效力。在合同中，只要盖上了公章或者合同章，就可以认为，该企业已经认可了该合同的有关条款，该合同对该企业就有了法律的约束力。因此，企业应确保公章和合同章的安全，并避免职工私自使用公章为自己谋取利益。
企业应制衡职工签订合同的权力，以避免表见代理的产生，避免对企业带来被动的局面。企业可以给予驻外的销售代表或者驻外的销售分公司预先给予相当数量的盖有企业公章的空白介绍信或者盖有企业公章的格式合同，但必须明确规定该销售代表或该分公司可以签订合同的金额上限和时间期限。在职工职务停止或调整后，必须确保将原先预先给予的空白介绍信、授权委托书和空白的盖有企业公章的格式合同及时上缴，并通知与其有业务往来的关系客户。
企业应将重要的合同挑出来，作为合同的重点审核和管理对象。这些合同涉及到企业的重要经济利益，对企业的发展有着至关重要的影响。在签订这些合同时，应有法律顾问部门的主要人员参与，严格管理和控制，预防合同纠纷的发生，维护企业合法权益。
合同的审核应对合同的主要内容和重要条款进行重点审核。合同的主要内容包括当事人的名称或者姓名和住所、合同要履行的标的物、标的物数量、标的物质量、标的物价款或者需要支付的报酬、履行期限、履行的地点和履行的方式、违约责任、解决争议的方法。重要的审核内容包括对合同当事人身份和资格的审查、对合同标的物符合国家标准的审查、价款的支付审查、违约责任的约定和合同争议解决方式的审核。
一旦合同签订，企业应进行监督和管理，确保合同的履行。合同的履行情况应定期向法律顾问部门汇报，及时处理合同纠纷，维护企业的合法权益。
合同法规定了许多法定权的行使期限，超过这些期限，企业将失去相应的权利。因此，企业应定期翻阅和审核合同备案件，及时发现问题并采取相应的补救措施。
根据合同法第54条的规定，当事人因重大误解或显失公平而订立的合同，或者在欺诈、胁迫等不公平情况下订立的合同，受损害方有权请求变更或撤销。具有撤销权的当事人必须在知道或应当知道撤销事由之日起一年内行使该权利，否则撤销权将消失。
合同法第158条规定了对产品数量和质量检验的期限。如果买受人在合理期间内未通知出卖人标的物数量或质量不符合约定的情况，或自标的物收到之日起两年内未通知出卖人，将视为标的物符合约定。但如果标的物有质量保证期，将适用质量保证期而不适用该两年的规定。
合同法第192和第193条规定了赠与权的期限。如果受赠人严重侵害赠与人或赠与人的近亲属，或者对赠与人有扶养义务而不履行，或者不履行赠与合同约定的义务，赠与人可以在知道或应当知道撤销原因之日起一年内行使撤销权。如果因受赠人的违法行为导致赠与人死亡或丧失民事行为能力，赠与人的继承人或法定代理人可以在知道或应当知道撤销原因之日起六个月内行使撤销权。
根据合同法第93和95条的规定，当事人可以约定一方解除合同的条件。如果解除合同的条件达到，解除权人可以解除合同。法律规定或当事人约定解除权行使期限，如果期限届满当事人不行使该权利，该权利将消失。如果法律没有规定或当事人没有约定解除权行使期限，在对方催告后在合理期限内不行使该权利，该权利也将消失。
合同的原件保管对于合同的履行和索赔是非常重要的。原件是最直接、最有力的证据。企业应将合同保管员列入商业技术人员中进行管理，以防泄露重要的内部信息。合同的保管期限应越长越好，最短不应少于2年，计算期限起始于合同履行完毕之日。对于重要设备、工程安装、工程施工合同等，保管期限应等于或大于使用年限。例如，民用高层建筑的安全通用期限为50-100年，因此合同的保管期限应至少等于或大于使用年限。如果合同毁损，将增加索赔的难度。