如何避免设立分公司的法律风险

如何规避设立分公司的法律风险

1. 规范设立和终止分公司的登记手续

公司决定设立分公司时，应及时办理登记手续，确保其合法运作。同样，如果决定不设立分公司，也应迅速终止相关活动，撤销文件并清退人员。需要注意的是，分公司设立过程中产生的债权债务由本公司承担责任。一般来说，设立分公司的决定应在作出或获得相关部门批准后的30天内向公司登记机关申请登记。

2. 慎重选择分公司负责人

分公司负责人是分公司的核心，对整个经营运作起着关键作用，其个人行为往往代表分公司的行为。因此，在确定人选时应非常谨慎。对于不熟悉的人，在任命之前必须全面调查其个人信用。特别是在挂靠、承包性质的分公司中，对于主动上门寻求合作的人，不能只听其片面之词，而应对事对人进行详细调查。必要时，也可以要求提供担保，明确双方的权利义务，以防上当受骗。

3. 规范分公司的会计财务制度

由分公司会计人员进行账务处理，本公司财务部门进行汇总和财务分析。根据规定，本公司应直接负责分公司员工的招聘。因此，在人事权利的运用上，对于关键职位如会计等，应由本公司统一指派或招聘并进行管理，使其能够独立于分公司负责人，以避免财务问题对公司利益的损害。例如，郑百文公司倒闭事件的原因之一就是分公司的财务制度不健全，逾期账款在账面上呈现出天文数字。

4. 建立指挥与报告流程

明确本公司对分公司的指挥流程和分公司向本公司的报告流程。尽管分公司在本公司之外相对独立地经营，但作为本公司经营的延伸，其民事责任仍由本公司承担。因此，双方不应各自为政，而应建立紧密的联系机制，使本公司能够有效操纵分公司。例如，可以规定对分公司大额借贷等资金流动，必须经过本公司批准，否则相应人员将承担不利后果。

分公司设立的步骤

1. 提交分公司设立登记申请

由公司法定代表人签署的《分公司设立登记申请书》（公司加盖公章）。

2. 提供指定代表或委托代理人的证明

公司签署的《指定代表或者共同委托代理人的证明》（公司加盖公章），并提供指定代表或委托代理人的身份证复印件（本人签字）。该证明应明确具体委托事项、被委托人的权限和委托期限。

3. 提交公司章程

由公司法定代表人签署的公司章程。

4. 提供公司营业执照副本复印件

5. 提供分公司营业场所使用证明

如果是自有房产，需提交产权证复印件；如果是租赁房屋，需提交租赁协议复印件以及出租方的房产证复印件；如果是无偿使用，需提交产权人允许使用的证明原件及产权人的产权证复印件；如果未取得房产证，需提交房地产管理部门的证明或购房合同及房屋销售许可证复印件；如果出租方是宾馆、饭店，需提交宾馆、饭店的营业执照复印件。

6. 提供分公司负责人的任职文件和身份证明复印件

7. 提供必要的批准文件或许可证书复印件

如果分公司的经营范围涉及法律、行政法规和国务院决定规定必须在登记前报经批准的项目，需提交相关的批准文件或许可证书复印件或许可证明。同时，分公司的经营范围不得超出公司的经营范围。

8. 提供必要的批准文件或许可证书复印件

如果法律、行政法规和国务院决定规定设立分公司必须报经批准，需提交相关的批准文件或许可证书复印件。