明确您与客户的关系
点击数：2 更新时间：2026-02-18
明确您与客户之间的关系是非常重要的，这样可以让其他人快速了解到您是客户的律师。首先，这会告诉读者您的客户有律师，大多数客户希望尽可能多的人知道他们有律师，因此这会让您的客户感到高兴和自豪。其次，这也会让读者知道您并非他们的律师。如果不明确关系，那些自认为与您有代理关系的人可能会起诉您，因此明确关系也会让那些不负责任的人感到轻松。
在信函的开头就明确写出您写信的目的是非常重要的。不要让读者猜测，直接说出您写信的原因。例如，可以使用以下开头句子：“本信的目的是……”、“本信是为了通知您……”、“我的客户指示我……”、“这是为了确认……”、“这封信确认我们今天的电话交流，内容是……”
如果信函有附件，应该在信函的开头列出附件清单。这样可以让您的工作人员方便地收集附件，也让读者确认是否已经收到所有附件。此外，这样做也可以让读者不需要在整个信函中寻找哪些是附件，特别是当信函很长时，更加方便。
为了避免将来对附件产生争议，需要详细说明每个附件的名称和时间。如果某个附件已经登记存档，也要说明存档记录信息。不论附件是正本还是副本，都应该明确说明。
使用独立的段落来组织信函的内容是非常重要的。每个段落应该表达一个独立的思想、评论、观点或概念。每个段落最好不超过四到五个短句，如果段落过长，可以分成几个小分段。段落之间应该按照逻辑和有条理的方式组织。可以根据相关的概念将它们放在同一个段落或相邻的段落中。这样做不仅可以让读者更容易理解信函的内容，也方便以后查找信函的内容。
给每个段落加上标题，并在标题下面划上下划线，可以让读者更容易浏览信函并选择如何阅读和理解内容。这也可以让您在以后查看信函时更容易记得为什么要写这封信。
每个段落应该围绕一个中心思想展开论述。根据您在提纲中安排的概念或观点，详细说明每个段落所要表达的内容。
无论是提供意见还是非意见的信函，都需要详细说明设想的依据并给出相关的法律意见和建议。对于提供意见的信函，通常需要详细陈述意见所依据的事实和相关的法律法规和判例。为避免误解，每封信函在提供意见或建议时都应提供相关的依据。陈述假设的事实或相应的法律依据不仅可以让读者了解作者是如何得出这些结论的，也可以在发现这些假设事实不正确时通知作者进行更正。
给客户的指示应该使用粗体字，这样可以让客户更容易理解信函并按照建议行事。
在信函的末尾加上一个结束段落。可以使用以下样本作为结束段落：总结意见的段落：“总之，我建议您……”、采取措施的段落：“因此，请采取以下措施……”、提出要求的段落：“因此，我的客户要求您立即停止并终止……”、一般性结尾的段落：“如有任何问题，请给我来电。”
律师们经常花很长时间来书写信函，因为他们喜欢玩文字游戏。他们会一遍又一遍地写、重写，推敲、删除、剪贴文字，直到满意为止。这就像画家毕加索在不同的画布上反复画同一幅画一样，直到满意为止。写作也是一门艺术。因此，律师行业中的文字处理软件比其他行业更受欢迎。
短句子比长句子更易理解。正如已故法官**弗高德·汤普森·丹宁爵士所说，使用简洁明了的语言是一种让非专业人士容易接受的写作风格。这种风格在丹宁爵士撰写上诉意见时使用，同样适用于向非律师写信。
在律师函中，可以使用专业术语，但需要对其进行解释。律师常常使用专业术语来解释某些概念，有时候是无可奈何。例如，"nunc protunc"（事后补做）和"per stirpes"（代表继承）等术语。每个行业都有自己的专业术语，这并非坏事。专业术语不仅是身份的象征，也是一种速记工具。专业人士使用专业术语是很正常的，就像医生使用专业术语描述身体状况一样。然而，好的专业人士不仅要会使用专业术语，还要将其解释给非专业人士。因此，为展示您的专业技能，当需要时使用专业术语并解释其含义。
除非为了提高清晰度或强调某个要点，否则不要重复相同的内容。重复多次同一内容会造成歧义，几乎不可能不造成歧义地重复两次。
解释困难概念时，从不同的角度进行描述。唯一一个重复有帮助的时候是解释困难概念。每次解释时，可以从不同的方向、视角或观点来描述，以使其更加清晰。
使用主动语态而不是被动语态。主动语态更有趣，被动语态则更无聊。主动语态的句子更短，更高效地使用词语，并且意思更明确。
在放置修饰语时要小心。当在复合名词（如"白蚁和有机体"）之前添加修饰语（如"活动的"）时，一定要明确修饰语是应用于两个名词还是仅应用于第一个名词。如果应用于两个名词，使用并列结构，并在每个名词前放置修饰语。如果只应用于一个名词，将该名词放在名词列表的末尾，并直接在其前面放置修饰语。